在最近的一篇文章中，我们分享了客户对构建 LIMS 需求清单以创建 LIMS 供应商的候选名单并最终选择一个平台的看法。在这篇文章中，我们将探讨实验室经理和 IT 团队在为新 LIMS 发送 RFP 时遇到的最大挑战之一：混淆术语。
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实验室信息管理系统 (LIMS) 的购买者不可避免地会接触到过多的（诚然，由供应商提供的！）流行词汇。
其中有一些被广泛理解 - 如配置与定制。实验室中每个理智的人都希望 LIMS 需要最少的定制，甚至不需要定制，并且在配置方面具有极大的灵活性。
LIMS 定制可能用处极大，但它们的缺点也为大众熟知。定制通常仅由供应商完成，并且使用只有供应商或专家资源知晓的编码语言。这些定制通常不属于供应商软件支持和维护合同范围内。
另一方面，配置通常意味着更改系统设置并在应用程序本身中构建主数据 - 这可以由供应商或训练有素的用户完成。配置决定了工作流的实现方式，但其并不会对构成系统构建的应用程序编程或数据结构进行更改。最重要的是，可配置性包含在供应商软件支持和维护合同中。各类配置将保留在未来软件版本中，不会在升级或修正期间导致问题。
但是，除了（贬义词）定制和（贬义词）配置之间的区别之外，了解 LIMS 供应商在上线当天实际提供的内容至关重要。
这就是我之前提到的流行词汇和术语构成挑战之处。
对于任何正在购买 LIMS 的团队而言，理解期望可能很困难，部分原因是 LIMS RFP 中采用的各种术语。这些术语中的许多通常定义不清。正因为如此，供应商的提案回复可能会产生误导，有时甚至存在蓄意性。
通常有两个特定的主题领域是混淆的根源：系统功能和开箱即用 (OOTB)。
系统功能和能力
RFP 通常会通过引用 LIMS 必须“能够”或“有能力”来表明用户和技术要求，然后列出各种要求的清单。
但是“能够”或“有能力”是什么意思？两者都可以理解为系统“能够由某人在某个时候构建或配置”来执行某些任务或功能。这与“LIMS 供应商必须行此举并在项目上线之前提供”存在很大差异。
请求团队的这种松散语言极容易导致混淆。突然间，当您评估 LIMS RFP 时，您会看到到处都标有“是 (Yes)”的响应需求网格。这会让您相信所讨论的系统将包含团队需求所引用的所有功能——这通常是不正确的。
重要的是应该明白，这种欺骗可能是/不是蓄意导致。[LIMS 供应商可能对所描述的内容存在不同的理解。但很遗憾，这种脱节的结果是，您选择了一个供应商之后才知晓：
- 您不会按预期上线。
- 您将需要其他资源来执行这项工作。
- 您必须修改原始 LIMS 合同，促使 LIMS 供应商执行这项工作。
- 您的花费将超出预期。
同类比较
有太多缺乏明确性的需求示例。一个常见且相对基本的示例就是仪器接口。
系统“能够或有能力与众多 GC-MS 仪器连接”的指示可能表示，您希望能够在某个时候构建这些接口，或者您希望它们在系统上线当天安装并工作。这类编写需求意味着供应商可以选择假设您拟定的是前者。然后，他们可以相应地构建令人印象深刻的定价模型，因为他们并不打算将这项工作纳入报价项目。
请谨记，稍后规定的“功能和能力”（而不是系统使用首日）很可能是您的员工需要构建和配置的内容。虽然这表面上可以为您节省账面资金，但请不要搞错：您为实现这些更改而利用的资源，会降低您的团队履行正常工作职责的能力。由于您对系统的工作了解甚少，最终配置也可能效率低下，并且无法满足您最初指定的需求。
“开箱即用” LIMS
这个短语经常在 RFP 中使用，无任何解释。这句话的两种常见解读：
- 安装 LIMS 后获得的功能，无需您专属操作的任何配置。
- 安装 LIMS 后获得的功能，以及供应商添加您专属操作的配置。
人们普遍认为，“OOTB”表示无需任何自定义即可获得的功能。由于 RFP 中缺乏预先澄清，因此，需要（或包含）多少配置通常属于开放性解释。LIMS 供应商将根据他们阅读问题的方式回答。您作为客户，可能不会收到一个可供比较的同类答案，并且可能很难理解您将收到的作为项目一部分的内容。
您需要确保任何使用“OOTB”的供应商均能准确地传达其意思表示；他们应该清楚地说明在系统上线之日将安装和准备使用的内容，以及将来将发生的情况。
如何设定 LIMS 要求条款
以下是您应该确保在 RFP 中明确说明的相关术语。
无论您在采购过程中扮演什么角色，您和您的团队都必须清楚地了解每个 LIMS 供应商在提交对 RFP 响应时所说的话。您必须清楚地了解 RFP 清单中的每个项目是否是其系统上线时真正提供的功能。
我们的承诺
LabVantage 更倾向于清晰的 RFP 语言，以避免潜在的误解。我们始终致力于：
- 提供全面的解决方案，在上线日期提供您所需的功能。
- 通过 RFP 响应或其他方式提供简明描述，清楚地表明首日解决方案是什么，以及是否有其他功能将在后续某个日期解决。
- 与待完成的实际工作一致的价格点，以及报价中对该工作的详细说明。
如果您并未从 LIMS 供应商处收到这类承诺，那么您支付的费用和花费的时间可能超出签订合同时的预期。
