您正在实施实验室信息管理系统 (LIMS)，并且似乎进展顺利。但是突然间，所有工作偏离了正轨。
如何应对？
在这篇文章中，我们将介绍一些 LIMS 实施问题以及解决这些问题的标准补救计划，从而来回答这个问题。我们还将引导您完成针对难题的根本原因分析过程。
常见的 LIMS 实施问题 - 以及这些问题的解决方案
变更阻力带来的挑战
变更困难重重，对于那些并未参与决策过程的人而言，尤其如此。抵触变更可能源于错位的期望或对新系统的不适。在 LIMS 推出之前和期间，实施有效的变更管理策略可以减轻这种阻力。以下即为建议采取的策略：
- 表明益处：向利益相关者和最终用户清楚地解释 LIMS 系统的益处以及变更的原因。明确目标、要求和时间计划，对此与每个人进行探讨，以减少阻力。
- 调整策略： 确保内部变更管理策略与供应商的实施计划一致，避免期望错配。
- 提供定期更新并将变更及时通知利益相关者。
集成问题
新版 LIMS 与现有实验室仪器、软件应用程序和第三方系统集成，可能会导致数据同步问题和互操作性问题。为了克服这些挑战：
- 在项目生命周期的早期确定集成需求和依赖关系。
- 按需与第三方仪器支持小组和 IT 团队合作。
- 对集成进行全面测试和验证，确保无缝式数据交换和互操作性。
资源限制
请谨记：资源限制是商业生活不可避免的事实，并且：
- 确定项目任务的优先级，为基本需求分配资源。
- 确定您可以重新分配资金并获得额外资源的领域。
- 向利益相关者传达资源限制和调整，以管理期望。
培训需求
上线后失败和性能指标滞后的一个主要原因，是对最终用户如何使用新系统的培训和支持不足。为了避免在上线日期之前出现问题，请执行以下操作：
- 评估最终用户培训要求。为不同的用户角色和技能水平制定定制化培训。
- 提供持续的支持和资源，以解决需求和问题。
范围潜变
项目范围的逐步扩大可能会导致复杂性增加、时间线延长和预算超支。以下即为控制范围潜变的有效方法：
- 建立变更控制流程，以有效地评估、批准和管理范围变更。
- 评估对项目时间计划、资源和预算的变更。
- 根据变更对项目目标和目的的重要性，确定变更的优先级。
技术问题
为了预防和解决问题，您的团队应该：
- 在您需要支持 之前 ，与您的 LIMS 供应商建立关系，此举有助于在诊断和解决未来问题方面提供及时帮助。
- 参加客户会议。LabVantage 的年度 CTEC 会议为客户提供了机会，使其与支持代表建立关系并接受新功能的相关培训。
供应商支持问题
实施 LIMS 时，一个常见的问题是 LIMS 供应商的支持有限或无效。响应时间延迟会导致挫败感和未解决的问题。对此，您可以采取的措施：
- 积极主动： 与供应商建立牢固的关系，并请求其支持团队指定联系人与您的实施团队合作。
- 确保获得支持： 在时间计划和可交付成果方面确保获得支持，以提高供应商对快速解决问题的承诺。
- 记录通信：记录与供应商的的通信并跟踪问题解决进度。
合规性挑战
LIMS 软件本身不合规（或不符合）监管标准。合规性取决于软件购买者如何使用软件，从而决定了相关法规情况。在实施和持续使用过程中，确保合规性是一个持续的过程。了解需要遵循的要求，藉此来保持积极主动。遵守要求并完整记录您的实践情况。
这是一个问题种类繁多的清单，但它们有一个共同的主题 - 沟通。如果所有关键参与者均能彼此传达项目的变更和问题，那么顺利实施的可能性会增加。这听起来很简单，但在历史上一直具有挑战性。通过实施沟通协议和工具，同时树立开放和透明的态度，则会有助于解决此类问题。
解决特殊问题
LIMS 通常配置为满足您实验室的特定需求。因此，您可能会遇到上文中并未列明的特殊问题。
本节为组织的内部团队和供应商的团队，提供了一项结构化整改计划，供其在解决特殊问题和常见问题时使用。
- 问题识别和影响评估： 清楚识别和明确特殊问题。收集相关数据，包括受影响的系统或过程，以及相关背景情况。评估潜在风险、生产力损失、法规遵从性影响，并确定拟解决问题的优先等级。
- 根本原因分析： 使用 5 问法等技术来确定问题的根本原因。根据需要让利益相关者、专业领域专家和技术资源参与其中。有关根本原因分析的步骤，请参阅下文。
- 制定并确定补救方案的优先等级：集思广益并确定潜在解决方案或纠正措施的优先等级，以解决问题的根本原因（或原因）。考虑可行性、成本效益以及对现有系统或过程的影响等因素。评估每个选择方案，并选择最合适的解决方案。
- 制定详细行动计划： 将每个行动项的责任分配给个人或团队，并制定明确的完成时间计划和截止日期。
- 分配资源： 确定并分配所需的资源，包括人员、专业知识、工具和技术。
- 与自身团队沟通： 向受影响人员清楚地传达计划。提供有关问题状态、建议的补救措施以及预期解决时间计划的更新。解决团队成员可能提出的任何疑虑或问题。
- 实施补救计划： 根据既定的时间计划和行动步骤执行计划。密切监督进展情况，并解决实施过程中出现的任何障碍或挑战。确保受影响人员了解进度和计划的任何更改。
- 测试/验证/监控： 测试已实施的解决方案，以确保这些方案能够解决问题而不会产生意外后果。监督并跟踪关键绩效指标，以衡量进度并验证问题是否已解决。跟进受影响人员，以确保其满意并解决任何剩余的问题。
- 文件和审查： 记录在修复过程中执行的所有操作，包括问题识别、根本原因分析、补救操作和结果。定期审查补救计划的有效性并按需调整。
如何进行根本原因分析（如上文 #2 所述）
确定问题的根本原因对于有效解决问题至关重要。
- 明确问题： 清楚地阐明您正在调查的问题。具体说明特征、影响和任何相关背景，例如“这是否属于上游问题？”
- 收集信息： 收集与问题相关的数据，可能包括事件报告、日志、文档、与利益相关者的访谈以及对行动中问题的观察。
- 确定并缩小可能的原因范围： 集思广益，找出可能导致该问题的潜在因素。使用视觉因果分析等技术来探究问题的各个方面和观点。
- 调查和验证根本原因： 更深入地挖掘每个潜在原因，以确定其根本原因或原因。反复问“为什么”，以揭示更深层次的因果关系，直至找到根本原因。请咨询您的专业领域专家或利益相关者，以确认您的发现。
- 开发和实施解决方案： 集思广益并评估可能的解决方案或纠正措施。考虑可行性、有效性和潜在的意外后果。实施并评估。
- 监控和评估： 随着时间的推移，跟踪植入解决方案的有效性。监控关键绩效指标，以评估问题是否得到有效解决。
- 记录并传达结果： 向有关的利益相关者（包括参与和受影响的用户）提供根本原因分析和实施结果。提供清晰透明的沟通。
- 审查与学习： 进行分析后审查，以确定吸取的经验教训。使用此反馈来改进未来的问题解决工作，并防止类似问题再次发生。
勇敢排除故障
无论您面临常见问题、应对特殊挑战，还是竭力确定根本原因，本综合指南均会助您有效地解决 LIMS 实施问题。
是否需要专家建议或帮助？如果您需要，我们会随时为您提供帮助。
